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5s - Definición y ejemplos de las 5s - Calidad 5s

¿Que son las 5s?


Las 5s se denomina al método de trabajo desarrollado en Japón que tiene por objetivo principal hacer el lugar de trabajo sea un espacio amigable, limpio, organizado, eficiente, seguro y estimulante.

La metodología Lean de las 5s fue desarrollada en Japón durante la década de los 60, debido al éxito conseguido durante los sucesivos años posteriores la metodología de las 5s se ha extendido e implantado en numerosas organizaciones y empresas de todo tipo, centros hospitalarios, oficinas bancarias, talleres metalúrgicos, escuelas y colegios e incluso restaurantes han implantado con éxito la metodología de las 5´s.

Las 5s deben su nombre a las iniciales japonesas que describen cada una de las 5 etapas que compone dicha metodología:

  • 1s – Separar y eliminar innecesarios (Seiri)

  • 2s – Situar e identificar necesarios (Seiton)

  • 3s – Suprimir la suciedad (Seiso)

  • 4s – Señalizar (Seiketsu)

  • 5s – Sostener, mejorar continuamente (Shitsuke)

1S – Separar y eliminar los innecesarios

La primera S (Seiri) consiste en identificar, separar y eliminar todas aquellas cosas que resultan innecesarias en nuestro trabajo diario, durante esta primera fase examinamos con detenimiento todos los materiales, herramientas y equipos que rodean al puesto de trabajo y definimos la necesidad o no de los mismos.

En numerosas ocasiones disponemos de catálogos, documentación y revistas duplicadas u obsoletas, herramientas y máquinas irreparables o que no han resultado satisfactorias para su cometido, mobiliario roto, etc… ¿Quién no ha identificado alguna zona como el trastero de la oficina? todo aquello que identifiquemos que no utilizaremos en un futuro previsible ha de separarse e identificarse, una vez agrupado todos estos materiales pueden venderlos, regalarlos, tirarlos…

Una vez hemos eliminado los innecesarios estaremos en disposición de generar un inventario de todos los materiales, herramientas y equipos necesarios para el puesto de trabajo, será entonces cuando consigamos la primera S.

Una vez finalizado con éxito la primera S observaremos que hemos ganado espacio útil en nuestro puesto de trabajo.

2S – Situar e identificar necesarios

La segunda S (Seiton) consiste en identificar los necesarios y situarlos / ubicarlos, la máxima de la segunda s es “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”, es decir tenemos que ubicar los materiales, herramientas y equipos indicando de manera visual que el espacio donde está situado es únicamente destinado para dicho material, una vez que utilicemos el material ha de volver a la ubicación que hemos definido previamente, de tal forma que a simple vista podamos ver su disponibilidad.

Durante el proceso de definición de la ubicación del material hemos de tener en cuenta conceptos como frecuencia de uso, forma y peso, accesibilidad y ergonomía.

El objetivo principal que persigue la segunda s es la rápida visualización e identificación de los necesarios, evitando tiempos improductivos en búsquedas y desplazamientos.

Una vez finalizado con éxito la segunda S observaremos que hemos reducido la sensación de desorganización, obteniendo un puesto de trabajo amigable y con todos los materiales, herramientas y equipos siempre a mano.

3s – Suprimir la suciedad

La tercera S (Seiso) consiste en identificar los focos donde se produce la suciedad y proceder a eliminarlos o minimizarlos al máximo posible, focos de suciedad como roturas, derrames, fugas, rincones con acumulación de suciedad, etc… una vez identificados analizaremos detenidamente los modos de eliminarlos así como los medios necesarios, por ejemplo el uso bandejas antiderrame nos permite recolectar todas las productos como pinturas, aceites… que se hayan derramado durante su manipulación, permitiendo que no se ensucie el puesto de trabajo así como facilitar la recogida y gestión de dichos residuos.

Pensemos que un puesto de trabajo sucio disminuye la motivación, produce riesgos laborales y medioambientales, aporta una imagen tremendamente negativa cara al exterior y afecta negativamente a la calidad de nuestro producto y/o servicio. Por ello hemos de ser partícipes y activos en la limpieza diaria de nuestro puesto de trabajo, todo esto vendrá claramente identificado en el documento conocido como gamas de limpieza.

Una vez finalizado con éxito la tercera S observaremos que estamos trabajando en un ambiente limpio y amigable, encontrándonos mejor y más motivados, por otro lado recuerda que no es más limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia.

4s – Señalizar, estandarizar

La cuarta y penúltima S (Seiketsu) consiste en señalizar la ubicación así como los niveles de stock y/o rangos de funcionamiento de los materiales necesarios identificados previamente, con el objeto de poder detectar fácilmente cualquier anomalía que pueda afectarnos a nuestro puesto de trabajo.

La señalización puede realizarse mediante elementos visuales tipo codificación de colores (verde, amarillo, rojo), tarjetas recordatorias, indicadores electrónicos, etc… También pueden utilizarse señales acústicas así como señales digitales las cuales son interpretadas automáticamente por ordenadores.

El uso de estas señales nos permitirá detectar con anticipación posibles anomalías que afecten a nuestro trabajo, reduciendo tiempos improductivos de espera de materiales por falta de stock, búsquedas de herramientas, documentos utilizados por otras personas, defectos de calidad producidos por un mal funcionamiento de las máquinas, etc…

Una vez finalizado con éxito la cuarta S observaremos como de un simple vistazo podemos controlar todo el proceso que se desarrolla en nuestro puesto de trabajo.

5s - Sostener, mejorar continuamente

La quinta y última S (Shitsuke) consiste en realizar una serie de auditorías planificadas en el tiempo cuyo objetivo es mantener los logros conseguidos con las 4´s anteriores, construyendo el hábito y disciplina en dicha metodología, así como seguir mejorando día a día nuestro puesto de trabajo.

Una vez alcancemos con éxito y mantengamos a lo largo del tiempo las 5´s observaremos que hemos ganado espacio útil de trabajo, se han reducido los stocks de materiales y herramientas, hemos eliminado tiempos improductivos en búsquedas, fallos de máquinas, etc… hemos reducido posibles riesgos de accidentes laborales, hemos aumentado la calidad de nuestro trabajo, en fin podemos resumir que al final hemos creado un puesto de trabajo agradable con el que estamos comprometidos.

Como has podido observar la base teórica de la metodología de las 5s es sencilla, el éxito de una buena implantación y mantenimiento de dicha metodología reside en la implicación de todo el personal de la organización, desde la cúpula directiva hasta las personas que ejecutan directamente los trabajos, pasando por toda la cadena de mandos establecida en la organización.


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